İletişim Formundan Mail Gelmiyor: 7 Sebep ve Kalıcı Çözüm

İletişim formundan mail gelmiyorsa, sebep çoğu zaman formun kendisi değil, e-postanın gönderilme şekli. Birçok site formu sunucunun basit e-posta fonksiyonuyla, kimliği doğrulanmamış bir adresten gönderir. Gmail ve Outlook gibi servisler bu e-postaları spam klasörüne atar ya da hiç kabul etmez. Kalıcı çözüm, formun e-postayı gerçek bir e-posta hesabı üzerinden SMTP ile göndermesi ve alan adının SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarının doğru olmasıdır.

Sorun sinsidir, çünkü ziyaretçi tarafında her şey normal görünür. Form 'mesajınız iletildi' der. Siz de talep gelmediğini, işlerin durgun olduğunu düşünürsünüz. Haftalar sonra bir müşteri 'size yazmıştım' dediğinde fark edilir.

Önce 2 dakikalık test

Formu kendiniz doldurun. Gönderen olarak bir Gmail adresi, mesaj olarak tarih ve saat yazın. Sonra şunlara bakın:

• Mesaj gelen kutusuna düştü mü, spam klasörüne mi gitti, yoksa hiç gelmedi mi?
• Birden fazla alıcı adresi varsa hepsine mi geldi, birine mi?
• Formu bir de telefondan, farklı bir ağdan gönderin.

Spam klasöründeyse sorun büyük ihtimalle kimlik doğrulama. Hiç gelmediyse aşağıdaki listeyi sırayla kontrol edin.

7 yaygın sebep

1. Alıcı adresi yanlış ya da eski. Formun ayarlarında yıllar önce çalışan birinin adresi, yazım hatası olan bir adres ya da artık kullanılmayan bir kutu kalmış olabilir. Basit ama sık.

2. Gönderen adresi alan adınızla uyuşmuyor. Form, ziyaretçinin Gmail adresini 'gönderen' olarak kullanıyorsa, Gmail kendi adına başka bir sunucudan gönderilmiş bu e-postayı sahte sayar. Gönderen adresi her zaman sizin alan adınızdan olmalı (form@alanadiniz.com gibi); ziyaretçinin adresi 'yanıtla' (Reply-To) alanına yazılmalı.

3. SPF, DKIM ve DMARC kayıtları eksik. Bu üç DNS kaydı, alan adınız adına hangi sunucuların e-posta gönderebileceğini ve e-postanın yolda değiştirilmediğini kanıtlar. Gmail ve Yahoo 2024'ten beri en az SPF ya da DKIM doğrulaması olmayan e-postalara sıkı davranıyor. Bu kayıtları mailler spam'e düşüyor yazısında ayrıntılı anlattık.

4. Sunucunun e-posta fonksiyonu kapalı ya da kısıtlı. Bazı hostingler PHP mail() fonksiyonunu kapatır ya da saatte gönderilebilecek e-posta sayısını sınırlar. VPS ya da bulut sunucularda e-posta gönderen bir servis hiç kurulu olmayabilir.

5. Sunucunun IP adresi kara listede. Paylaşımlı bir hostingde aynı sunucudaki başka bir site spam gönderdiyse, sizin e-postalarınız da o IP üzerinden gittiği için reddedilir.

6. Kurumsal e-posta tarafında filtre var. Microsoft 365 ve Google Workspace, şüpheli bulduğu e-postaları spam klasörüne bile koymadan karantinaya alabilir. Yönetici panelindeki karantina listesine bakın.

7. Form eklentisi ya da site güncellemesi bir ayarı bozdu. Bir eklenti güncellemesinden sonra bildirim ayarlarının sıfırlandığını sık görüyoruz. Ayrıca bir spam koruma ayarı gerçek mesajları da engelliyor olabilir.

Kalıcı çözüm: formu SMTP ile göndermek

SMTP, formun e-postayı sıradan bir sunucu fonksiyonuyla değil, gerçek bir e-posta hesabına kullanıcı adı ve şifreyle bağlanıp göndermesi demek. E-posta, sizin e-posta sağlayıcınızın sunucusundan çıktığı için alıcı tarafında güvenilir görünür.

WordPress'te bunu WP Mail SMTP ya da FluentSMTP gibi bir eklentiyle yaparsınız. Adımlar kabaca şöyle:

• Form için ayrı bir e-posta hesabı açın, örneğin form@alanadiniz.com. Kişisel kutunuzun şifresini forma vermeyin.
• Eklentiye e-posta sağlayıcınızın SMTP sunucu adresini, portunu (genellikle 587) ve hesabın bilgilerini girin. Google Workspace ve Microsoft 365 için eklentilerin kendi bağlantı sihirbazları var.
• Gönderen adresini bu hesap yapın. Ziyaretçinin e-postasını Reply-To alanına koyun; 'Yanıtla' dediğinizde cevap doğrudan ziyaretçiye gitsin.
• Eklentinin test e-postası özelliğiyle bir deneme gönderin.

Contact Form 7 kullanıyorsanız Posta sekmesinde gönderen adresi alan adınızdan değilse eklenti zaten sarı bir uyarı gösterir. O uyarıyı ciddiye alın.

Özel kodlanmış sitelerde de mantık aynı: form, bir SMTP hesabı ya da e-posta gönderim servisi (transactional e-posta servisi) üzerinden göndermeli. Sunucunun kendi sendmail ayarına güvenmek, bugün çalışsa bile yarın bozulabilecek bir düzen.

Mesaj hiç kaybolmasın: kayıtları sitede de tutun

E-posta ne kadar iyi ayarlanırsa ayarlansın, bir gün aksayabilir. Bu yüzden form mesajlarını e-postanın yanında sitede de saklamak en güvenli yol. WordPress'te Contact Form 7 için Flamingo eklentisi bunu yapar; birçok form eklentisinde 'girişleri kaydet' seçeneği bulunur.

Kodyva'nın kendi sitesinde de form talepleri panelde ayrı bir listede duruyor ve her talebe bir takip kodu veriliyor. E-posta gecikse bile talep kaybolmuyor. Talep getiren bir formun nasıl tasarlanacağını iletişim formu tasarımı yazısında anlattık.

Düzelttikten sonra kontrol

• mail-tester.com gibi bir araca formdan bir e-posta gönderin. 10 üzerinden puan verir ve eksik kaydı söyler.
• Formu Gmail, Outlook ve kurumsal adresinizden ayrı ayrı test edin.
• Ayda bir formu kendiniz doldurun. Bu, bakım listesinin en ucuz ve en çok işe yarayan maddesi.

Formlar sitenin para kazandırdığı yer. Bu kontrolleri düzenli yapacak vaktiniz yoksa bakım ve destek paketimiz tam olarak bu tür rutin işler için var. Formu çalışmayan, spam alan ya da hiç mesaj getirmeyen bir siteniz varsa bize yazın.