E-Arşiv Fatura ve E-Ticaret: Bilmeniz Gerekenler

E-ticaret sitesi kuran işletmelerle yaptığımız görüşmelerde fatura konusu genelde en son açılır ve çoğu zaman ilk siparişten bir gün önce panik yaratır. Oysa fatura akışı, sitenin teknik kurulumunu doğrudan etkiler: hangi entegratörle çalışacağınız, siparişin faturaya nasıl dönüşeceği, müşteriye faturanın nasıl iletileceği baştan planlanmalı.

Bu yazı genel bir çerçeve sunar. Vergi mevzuatı sık güncellenir ve zorunluluk eşikleri değişebilir. İşletmenize hangi kuralların uygulandığını mali müşavirinizle ve Gelir İdaresi Başkanlığı'nın güncel duyurularıyla teyit edin.

E-fatura ve e-arşiv farkı

İkisi de elektronik faturadır. Fark, faturayı kime kestiğinizde.

E-fatura, iki e-fatura mükellefi arasında kesilir. Fatura Gelir İdaresi'nin sistemi üzerinden alıcının e-fatura kutusuna gider. Bir şirkete satış yapıyorsanız ve o şirket e-fatura kullanıcısıysa e-fatura kesersiniz.

E-arşiv fatura ise e-fatura kullanıcısı olmayan alıcılara kesilir. Nihai tüketiciler, yani sitenizden alışveriş yapan bireyler, bu gruptadır. Fatura müşteriye genelde elektronik ortamda, e-postayla ya da SMS'le iletilir.

Pratikte bir e-ticaret sitesi ikisini birlikte kullanabilir. Sistem, alıcının vergi numarasını sorgulayıp e-fatura mükellefi olup olmadığına göre doğru türü otomatik seçebilir. İyi bir entegrasyon bu ayrımı sizin yerinize yapar.

İnternet satışında genel çerçeve

Türkiye'de internetten mal ve hizmet satan işletmeler için e-arşiv fatura uygulaması belirli koşullar ve ciro eşiklerine bağlı olarak zorunlu hale gelir. Eşikler yıllar içinde birkaç kez değişti; bu yüzden burada bir rakam vermiyoruz. Zorunlu olmasanız bile birçok işletme, müşteriye faturayı e-postayla göndermenin kolaylığı yüzünden gönüllü olarak e-arşive geçiyor.

İnternet satışlarına ait e-arşiv faturalarda normal faturalardan farklı bazı bilgilerin bulunması gerekebiliyor: satışın internet üzerinden yapıldığını gösteren bir ibare, ödeme şekli, gönderim tarihi ve taşıyan kargo firmasının bilgisi gibi. Hangi alanların gerektiğini müşavirinizle netleştirin; entegratörünüz de bu alanları sizden ister. Sipariş sisteminiz bu bilgileri otomatik aktaramıyorsa her faturayı elle tamamlamak zorunda kalırsınız.

Bir de şirket yapısı meselesi var. Şahıs şirketi mi, limited mi? E-ticarete başlarken hangi yapının uygun olduğu vergi yüküne ve ölçeğe göre değişir. E-ticarete nasıl başlanacağını anlattığımız yazıda bu konuya da kısaca değindik, ama karar her durumda müşavirle verilmeli.

Entegratör seçimi

E-arşiv faturayı iki yoldan kesebilirsiniz.

Birincisi, Gelir İdaresi'nin ücretsiz e-Arşiv Portalı. Az sayıda fatura kesen işletmeler için yeterli olabilir ama faturalar tek tek ve elle girilir. Sitenizle otomatik bağlantı kurmak pek mümkün değil. Sipariş sayısı arttıkça bu yöntem zaman kaybına dönüşür.

İkincisi, Gelir İdaresi'nden izinli özel entegratörler. Bunlar ücretli hizmetlerdir; fiyatlandırma genelde kontör (fatura adedi) paketleri ya da yıllık abonelik şeklinde olur. Avantajları, e-ticaret sitenize ve muhasebe programınıza API ya da hazır modüllerle bağlanabilmeleri.

Entegratör seçerken bakılacaklar:

• Kullandığınız e-ticaret altyapısına hazır entegrasyonu var mı?
• Mali müşavirinizin kullandığı muhasebe programıyla uyumlu mu?
• İade faturası ve iptal süreçleri nasıl işliyor?
• Fatura adedi arttığında fiyat nasıl değişiyor?
• Destek hattına gerçekten ulaşılabiliyor mu?
• E-defter ve e-irsaliye gibi diğer hizmetleri de sunuyor mu?

Mali müşavirinizin hangi entegratörle çalışmaya alışkın olduğunu sormak, çoğu zaman en pratik başlangıç noktası.

Siparişten otomatik faturaya

İdeal akış şöyle: müşteri ödemeyi tamamlar, sipariş onaylanır, sistem müşterinin bilgileriyle faturayı oluşturup entegratöre gönderir, entegratör faturayı Gelir İdaresi'ne iletir ve müşterinin e-posta adresine PDF olarak yollar. Siz hiçbir şeye dokunmazsınız.

Bunun çalışması için ödeme sayfasında doğru bilgileri toplamak gerekir. Bireysel müşteriden hangi bilgilerin alınacağını (ad, soyad, adres ve bazı durumlarda T.C. kimlik numarası gibi) müşavirinizle netleştirin. Kurumsal müşteri seçeneği varsa şirket adı, vergi dairesi ve vergi numarası alanları açılmalı. Bu alanlar eksik ya da opsiyonel bırakıldığında faturalar hatalı kesilebilir. Bu bilgiler kişisel veri olduğu için aydınlatma metninizde de yer almalı.

Faturanın ne zaman kesileceği de bir karar. Ödeme anında mı, kargoya verildiğinde mi? Bu da müşavirle konuşulacak bir konu.

İadelerde ise iade faturası ya da gider pusulası gibi belgeler gündeme gelir. Bunun da otomatik mi elle mi yürüyeceğini kurulum sırasında belirleyin.

Sitenin teknik kurulumunda bu entegrasyonu en baştan kapsama yazdırın. Sonradan eklemek mümkün ama ödeme sayfasındaki alanları değiştirmek, canlı bir sitede gereksiz bir risk.

Mali müşavire sorulacaklar

İlk görüşmeye şu sorularla gidin:

• Benim ciro ve satış modelimde e-arşiv zorunlu mu, ne zaman zorunlu hale gelir?
• E-fatura mükellefi olmam gerekiyor mu?
• Hangi entegratörü önerirsiniz, siz hangisiyle çalışıyorsunuz?
• İnternet satışı faturalarında hangi ek bilgiler bulunmalı?
• Fatura ödeme anında mı, sevkiyatta mı kesilmeli?
• İadeleri nasıl belgelemeliyim?
• Pazaryerinde de satarsam faturalar nasıl ayrışır?

Müşavir seçerken e-ticaret deneyimi olan birini tercih etmek işinizi kolaylaştırır. Mali müşavirlerin dijital hizmetlerini anlattığımız yazı, bu konuda ne bekleyebileceğinize dair fikir verebilir.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; hukuki, mali veya vergisel danışmanlık yerine geçmez. Kendi durumunuz için bir avukata ya da mali müşavire danışın.