Kurumsal E-posta: Google Workspace mi, Microsoft 365 mi, Hosting Maili mi?

Bir teklif e-postasının bilgi@ornekfirma.com adresinden gelmesi ile ornekfirma2019@gmail.com adresinden gelmesi arasında, alıcının gözünde ciddi bir fark var. Kurumsal e-posta, web sitesinden bile önce kurulması gereken bir şey. İyi haber şu ki kurulum bir öğleden sonra sürüyor; zor olan doğru seçeneği seçmek.

Neden Gmail adresi yerine kurumsal e-posta?

İlki güven. Kendi alan adınızla gelen bir e-posta, işletmenin gerçek ve kalıcı olduğunu gösterir. Kurumsal müşterilerle ya da ihalelerle çalışıyorsanız bu neredeyse şart.

İkincisi kontrol. Çalışanınız ayrıldığında onun kişisel Gmail hesabındaki müşteri yazışmalarına erişemezsiniz. Kurumsal hesapta ise hesabı yönetici olarak devralırsınız, şifreyi değiştirir ve gelen postaları başka birine yönlendirirsiniz. Bunu yaparken çalışanların kişisel verileriyle ilgili iç kurallarınızı da netleştirin.

Üçüncüsü teslim edilebilirlik. Doğru ayarlanmış kurumsal bir alan adından gelen e-postaların spam klasörüne düşme ihtimali daha düşük. Aşağıda bunun nasıl sağlandığına geleceğiz.

Üç seçeneğin karşılaştırması

Google Workspace: Gmail arayüzünü kendi alan adınızla kullanırsınız. Takvim, Drive, Meet ve Docs paketle gelir. Depolama alanı seçtiğiniz pakete göre değişir. Arayüz çoğu kişiye tanıdık. Ücret kullanıcı başına aylık ödenir.

Microsoft 365: Outlook tabanlı. Posta kutusu ve OneDrive depolaması pakete göre değişir. Excel ve Word ağırlıklı çalışan, muhasebe ya da hukuk bürosu gibi işletmeler için doğal bir seçenek. Masaüstü Office uygulamaları bazı paketlerde geliyor. Bu da kullanıcı başına aylık ücretli.

İki servisin de paket içeriği ve depolama alanları zaman zaman değişiyor; karar vermeden önce güncel paket özelliklerini sağlayıcıların kendi sayfalarından kontrol edin.

Hosting maili: Web sitenizin hosting paketine dahil gelen posta kutuları. Ek ücret yok ya da düşük. Depolama paketinize göre değişir. Webmail arayüzleri daha sade olabilir ama telefonunuzdaki posta uygulamasıyla genelde sorunsuz çalışır.

Kısaca bir tablo gibi düşünmek gerekirse:

• Maliyet: Hosting maili genelde en ucuzu. Workspace ve 365, kullanıcı başına aylık ücretli; güncel Türkiye fiyatlarını sağlayıcıların kendi sayfalarından kontrol edin, döviz kuruna göre değişebiliyor.
• Teslim edilebilirlik: Büyük e-posta servisleri bu konuda genelde daha tutarlı sonuç verir. Paylaşımlı hosting mailinde aynı sunucuyu paylaştığınız başka bir sitenin spam göndermesi, sizin e-postalarınızı da etkileyebilir.
• Depolama: Pakete göre değişir; hosting maili çoğu zaman en kısıtlı seçenektir.
• Ortak çalışma: Paylaşılan takvim, ortak dosyalar ve görüntülü toplantı Workspace ve 365'te var, hosting mailinde genelde yok.
• Taşınabilirlik: Hosting maili, hosting firmanıza bağlıdır. Hostingi değiştirdiğinizde e-postayı da taşımanız gerekir. Workspace ve 365 ise siteden bağımsız çalışır.

Son madde sık atlanıyor. Hostingi değiştiren bir işletmenin yıllarca biriken e-postaları taşıma sırasında kaybolabiliyor. Site ve e-postayı ayrı hizmetlerde tutmak bu riski azaltır.

Teslim edilebilirlik: SPF, DKIM, DMARC

Hangi servisi seçerseniz seçin, alan adınızın DNS ayarlarında üç kayıt doğru olmalı. Bunlar olmadan e-postalarınız alıcının spam klasörüne düşebilir; büyük e-posta sağlayıcıları son yıllarda bu kayıtlara bakmayı sıkılaştırdı.

SPF, alan adınız adına hangi sunucuların e-posta gönderebileceğini listeleyen bir TXT kaydıdır. Önemli bir kural: alan adında yalnızca bir SPF kaydı olmalı. Hem Workspace hem web sitesinin form bildirimleri için ayrı SPF kaydı eklemek, en sık gördüğümüz hatalardan biri. İki kaydın birleştirilip tek kayıt yapılması gerekir.

DKIM, gönderdiğiniz e-postaya dijital bir imza ekler. Alıcı sunucu, imzayı DNS'teki anahtarla karşılaştırıp e-postanın yolda değiştirilmediğini anlar. Workspace ve 365 panellerinde DKIM anahtarı oluşturma adımı vardır; anahtar DNS'e eklenip etkinleştirilmeden DKIM çalışmaz.

DMARC, SPF ve DKIM kontrollerinden geçemeyen e-postalara ne yapılacağını söyler ve size rapor gönderir. Başlangıçta yalnızca izleme modunda (p=none) kurup birkaç hafta raporlara bakmak, sonra kademeli olarak sıkılaştırmak güvenli bir yol.

Bu kayıtların DNS paneline nasıl girileceğini DNS ayarları yazımızda adım adım anlattık.

Taşıma süreci

Gmail'den ya da hosting mailinden Workspace veya 365'e geçmek korkutucu görünür ama planlı yapılırsa e-posta kaybı riski en aza iner.

• Yeni serviste kullanıcıları ve posta kutularını oluşturun.
• Servisin taşıma aracıyla eski e-postaları kopyalayın. Workspace ve 365'in kendi taşıma araçları var.
• MX kayıtlarını yeni servise yönlendirin. Bu andan itibaren yeni gelen e-postalar yeni kutuya düşer.
• Birkaç gün eski kutuyu da kontrol etmeye devam edin; DNS değişikliğinin her yere yayılması zaman alabilir.
• SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarını yeni servise göre güncelleyin.
• Telefon ve bilgisayardaki posta uygulamalarını yeni hesaba bağlayın.

Taşımayı cuma öğleden sonra ya da hafta sonu yapmak, iş akışını en az bozan zamanlama.

Hangi işletmeye hangisi?

Tek kişilik bir danışmanlık işi ya da 2-3 kişilik bir esnaf için, e-postayı yoğun kullanmıyorsanız hosting maili başlangıç olarak yeterli olabilir. Teklif gönderme sıklığınız arttıkça ve spam'e düşme şikâyeti geldiğinde geçişi düşünün.

Ekip olarak takvim, ortak dosya ve görüntülü toplantı kullanıyorsanız Workspace pratik. Çalışanların çoğu Gmail'e alışık olduğu için uyum süresi kısa olabilir.

Ofiste Excel ve Word ana çalışma aracıysa, müşterilerinizle Office dosyalarıyla yazışıyorsanız 365 daha doğal.

Alan adınızı henüz almadıysanız, e-posta adresinde nasıl duracağını da düşünerek seçin. Kısa, yazımı kolay, Türkçe karakter içermeyen bir alan adı telefonda kodlanırken bile hata çıkarmaz. Alan adı seçimine dair önerileri ayrı bir yazıda topladık.