İletişim Formunda KVKK Onay Kutusu Zorunlu mu? Aydınlatma ve Açık Rıza Farkı

Sadece talebe cevap vermek için ad, telefon ve e-posta toplayan bir iletişim formunda KVKK açısından açık rıza kutusu genellikle zorunlu değil. Zorunlu olan, formun yanında ziyaretçiyi verilerin neden ve nasıl işleneceği konusunda bilgilendiren bir aydınlatma metni. Açık rıza ancak başka bir hukuki sebep yoksa gerekir: pazarlama mesajı göndermek, sağlık gibi özel nitelikli veri toplamak ya da bazı yurt dışı aktarım durumları gibi. Aydınlatmayı ve açık rızayı tek bir 'okudum, onaylıyorum' kutusunda birleştirmek ise en sık yapılan hata.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlı, hukuki görüş değil. Sağlık, finans ya da çocuklara yönelik hizmet veriyorsanız formunuzu bir KVKK uzmanına ya da avukata gösterin.

İki ayrı yükümlülük: aydınlatma ve açık rıza

Karışıklığın kaynağı bu iki kavramın aynı şey sanılması.

Aydınlatma, bilgilendirmedir. Veriyi toplayan, ziyaretçiye kim olduğunu, veriyi hangi amaçla işleyeceğini, kimlere aktarabileceğini, hangi hukuki sebebe dayandığını ve ziyaretçinin haklarını anlatır. Bu, KVKK'nın 10. maddesindeki yükümlülük ve veri toplanırken her zaman gerekir. Ziyaretçinin onay vermesi gerekmez; bilgilendirilmiş olması yeter.

Açık rıza ise bir onaydır. Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle verilen bir izin. KVKK'da açık rıza, veri işlemenin şartlarından yalnızca biri. Sözleşmenin kurulması, hukuki yükümlülük ya da meşru menfaat gibi başka bir şart varsa açık rızaya gerek yoktur.

İletişim formunda hangi hukuki sebep var?

Ziyaretçi formu doldurup sizden teklif ya da bilgi istiyorsa, verisini bu talebe cevap vermek için kullanırsınız. Bu, çoğu durumda 'bir sözleşmenin kurulmasıyla doğrudan ilgili olması' ya da meşru menfaat şartına dayanır. Ziyaretçi zaten size ulaşmak istediği için bu bilgileri veriyor.

Bu yüzden yalnızca talebe cevap vermek için çalışan bir formda açık rıza kutusu koymak gereksizdir. Dahası, Kurum'un rehberlerinde başka bir hukuki sebep varken açık rıza istemenin ilgili kişiyi yanıltıcı olabileceği vurgulanıyor. Ziyaretçi, rıza vermezse talebinin işlenmeyeceğini sanar; oysa rızayı geri çekmesi aslında hiçbir şeyi değiştirmeyecektir.

En sık yapılan hata: tek kutuda iki iş

Şu ifade binlerce sitede var: 'Aydınlatma metnini okudum, kişisel verilerimin işlenmesine açık rıza veriyorum.' Sorun şu:

• Aydınlatma ile açık rıza aynı kutuda birleştirilmiş. Kurum'un düzenlemeleri bu ikisinin ayrı ayrı yapılmasını istiyor.
• Kutu işaretlenmeden form gönderilemiyor. Yani rıza, hizmet almanın ön şartı haline gelmiş; bu da rızanın 'özgür iradeyle' verildiğini tartışmalı yapar.
• Rıza, hangi işleme için verildiği belli olmayan genel bir ifadeye dayanıyor.

Daha sade ve doğru bir yapı şöyle:

• Gönder düğmesinin hemen üstünde ya da altında kısa bir cümle: 'Bilgileriniz yalnızca talebinize cevap vermek için kullanılır. Ayrıntılar için aydınlatma metnine bakın.' Cümledeki bağlantı, aydınlatma metnine gider.
• Açık rıza gerçekten gerekiyorsa (aşağıda), bunun için ayrı, önceden işaretlenmemiş ve formu göndermek için zorunlu olmayan bir kutu.

Bazı işletmeler aydınlatmayı yaptığını kanıtlamak için 'Aydınlatma metnini okudum' diye ayrı bir kutu ekliyor. Bu, açık rıza değildir ve tek başına bir sorun yaratmaz; ama zorunlu da değildir. Bağlantının görünür bir yerde olması asıl önemli olan.

Açık rızanın gerçekten gerektiği durumlar

Kutu şu durumlarda gündeme gelir:

• Pazarlama ve bülten. Ziyaretçiye kampanya, bülten ya da tanıtım mesajı göndermek istiyorsanız ayrı bir onay gerekir. Bu onay ayrıca 6563 sayılı Kanun kapsamında ticari elektronik ileti onayıdır ve İleti Yönetim Sistemi'ne (İYS) kaydedilmesi gerekebilir. Kutu önceden işaretli olmamalı ve formu göndermek için şart koşulmamalı.
• Özel nitelikli veriler. Sağlık bilgisi (örneğin bir klinik formunda şikâyet ya da hastalık bilgisi), din, etnik köken gibi veriler daha sıkı kurallara tabi. Bu tür bilgileri formda istiyorsanız mutlaka uzman görüşü alın; çoğu zaman en iyisi bu bilgiyi formda hiç istememek.
• Yurt dışına aktarım. Form verileriniz yurt dışındaki bir form servisinde ya da sunucuda işleniyorsa, 2024'te değişen yurt dışı aktarım kuralları devreye girer. Değişiklikten sonra açık rıza bu konuda istisnai bir yol haline geldi; standart sözleşme gibi başka araçlar öne çıktı. Hangi servisi kullandığınızı listeleyip bir uzmana danışın.

Aydınlatma metninde neler olmalı?

Form için ayrı bir metin yazmak zorunda değilsiniz; sitenizin genel aydınlatma metni formu da kapsayabilir. Önemli olan, formla toplanan veriler için şu soruların cevabının metinde bulunması:

• Veri sorumlusu kim? İşletmenin unvanı ve iletişim bilgisi.
• Hangi veriler toplanıyor? Ad, e-posta, telefon, mesaj.
• Hangi amaçla? Talebe cevap vermek, teklif hazırlamak.
• Hangi hukuki sebeple?
• Kimlere aktarılabilir? E-posta servisi, barındırma firması gibi hizmet sağlayıcılar.
• Ne kadar saklanır? Örneğin talepten sonra belirli bir süre.
• Ziyaretçinin hakları ve başvuru yolu.

Çerezler ve ölçüm araçları için ayrı kurallar var; onları çerez bildirimi ve KVKK yazısında, e-ticaret sitelerine özgü metinleri de e-ticaret sitelerinde KVKK yazısında anlattık. Bir örnek görmek isterseniz kendi gizlilik ve aydınlatma metnimize göz atabilirsiniz.

Formun kendisinde dikkat edilecekler

KVKK'nın temel ilkelerinden biri veri minimizasyonu: amaç için gereken kadar veri toplamak. Pratikte:

• Talebe cevap vermek için T.C. kimlik numarası, doğum tarihi ya da açık adres istemeyin.
• Zorunlu alanları gerçekten zorunlu olanlarla sınırlayın. Ad ve bir iletişim kanalı çoğu zaman yeter.
• Form mesajlarını sonsuza kadar saklamayın. Belirli bir süreden sonra silen bir düzen kurun.
• Spam'e karşı kullandığınız araçlar da veri işler. Örneğin reCAPTCHA, ziyaretçi verisini Google'a gönderir ve aydınlatma metninde belirtilmelidir; alternatifleri form spam'i engelleme yazısında tarttık.

Daha az alanlı bir form KVKK açısından daha güvenli olduğu gibi daha çok talep de getirir; bunu iletişim formu tasarımı yazısında örneklerle anlattık. Formunuzun ve yasal metinlerinizin sitede doğru yerde durduğunu birlikte kontrol etmek isterseniz bize yazın.